Pobieranie danych kontrahenta z GUS może skrócić zakładanie kartoteki w CRM i ograniczyć błędy przepisywania nazw oraz adresów. W wielu systemach mechanizm wygląda podobnie z perspektywy użytkownika: wpisuje NIP, uruchamia pobranie lub zapisuje rekord, a CRM uzupełnia dostępne informacje.
Sposób realizacji zależy jednak od konkretnego systemu, wersji i przyjętego procesu. Poniżej porównujemy architekturę integracji, a nie deklarujemy, że każdy CRM udostępnia tę funkcję standardowo.
Co jest wspólne dla wszystkich integracji z GUS?
Niezależnie od CRM trzeba zweryfikować numer NIP, wysłać zapytanie do odpowiedniej usługi GUS, obsłużyć odpowiedź i powiązać otrzymane pola z kartoteką firmy.
Typowy przepływ obejmuje:
- odczyt numeru NIP z formularza kontrahenta lub leada;
- walidację formatu NIP i sprawdzenie, czy można rozpocząć zapytanie;
- komunikację przez własną warstwę integracyjną z usługą rejestrową;
- normalizację nazwy firmy, adresu, REGON-u i innych dostępnych danych;
- mapowanie na pola konkretnego CRM i zapis po weryfikacji;
- obsługę braku danych, błędnego NIP oraz niedostępności zewnętrznej usługi.
Zakres danych zależy od odpowiedzi rejestru i nie należy zakładać, że każda informacja będzie zawsze dostępna.
SuiteCRM: integracja jako dodatek do kartoteki kontrahenta
W SuiteCRM integracja może działać z poziomu rekordu kontrahenta i uzupełniać jego dane. Dodatkowo można określić, które pola wolno nadpisywać i czy pobranie ma następować ręcznie, czy w ramach ustalonego procesu.
Pełny opis oferowanego rozwiązania, jego możliwości i wdrożenia znajduje się na stronie Integracja CRM z GUS. To właściwa strona ofertowa, a niniejszy materiał służy porównaniu podejścia technicznego.
EspoCRM: mapowanie pól i zdarzenia po zapisie
W EspoCRM można zbudować integrację uruchamianą z formularza kontrahenta albo po zapisaniu rekordu. Istotne jest właściwe mapowanie standardowych i niestandardowych pól, a także kontrola tego, kiedy pobrane dane stają się widoczne użytkownikowi.
W niektórych procesach dane firmy są potrzebne już na etapie potencjalnego klienta (Lead). Wówczas trzeba przemyśleć, jak przenieść je do kontrahenta podczas konwersji i uniknąć ponownego pobierania bez potrzeby.
Konkretny scenariusz opisujemy w artykule EspoCRM + GUS – automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta.
Vtiger CRM: dopasowanie do formularzy i procesu
W Vtiger również można zaprojektować mechanizm uzupełniania danych firmy z rejestru, pod warunkiem dostępu do odpowiednich metod rozszerzania systemu i integracji.
Przed wdrożeniem należy sprawdzić wersję Vtiger, nazwy pól, dostępne interfejsy i zdarzenia, a następnie zdefiniować reguły aktualizacji kartoteki. Nie należy zakładać identycznej implementacji jak w SuiteCRM czy EspoCRM.
Więcej o systemie znajduje się na stronie Vtiger CRM.
Jak uniknąć nadpisania poprawnych danych?
Pobranie danych z rejestru nie oznacza, że wszystkie pola CRM powinny być automatycznie zastąpione. Firma może używać innego adresu do korespondencji lub mieć dodatkowe pola wymagane w procesie obsługi.
Warto rozróżnić pierwsze uzupełnienie kartoteki od późniejszego odświeżenia danych. Przy aktualizacji można zaproponować użytkownikowi podgląd różnic albo ograniczyć listę nadpisywanych pól.
Co zrobić przy nieprawidłowym NIP lub błędzie usługi?
Błędny NIP nie powinien powodować wielokrotnego ponawiania zapytań w pętli. Gdy usługa nie odpowiada, trzeba zachować istniejące dane, zarejestrować powód błędu i — jeśli proces to przewiduje — wykonać kontrolowane ponowienie po pewnym czasie.
Podsumowanie
Podobne dane z GUS można wykorzystać w różnych systemach CRM, ale interfejs, sposób uruchamiania integracji, mapowanie pól i obsługa aktualizacji powinny zostać dopasowane do konkretnego wdrożenia. Strony poszczególnych rozwiązań SpecINFO pozostają miejscem prezentacji dodatków, a ten poradnik pomaga zrozumieć wspólne wymagania i różnice.