CRM powinien wspierać codzienną pracę użytkownika, ale nie każdy raport musi być budowany bezpośrednio w jego interfejsie. Dla szerszych analiz można wykorzystać osobną warstwę Business Intelligence, np. Metabase.
CRM pozostaje systemem operacyjnym
W CRM użytkownicy tworzą klientów, aktywności, szanse sprzedaży, zgłoszenia i inne rekordy. Metabase może korzystać z tych danych do raportowania bez zmiany sposobu pracy zespołu.
Dzięki temu bardziej rozbudowane dashboardy nie muszą być projektowane jako kolejne dedykowane ekrany CRM.
Bezpośrednie połączenie czy warstwa pośrednia?
Metabase może łączyć się z bazą danych, ale nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest udostępnienie użytkownikom pełnego schematu aplikacji.
Przy bardziej złożonych systemach warto przygotować widoki lub osobną warstwę raportową zawierającą tylko potrzebne dane w czytelnej strukturze.
Pozwala to uprościć raporty i ograniczyć zależność dashboardów od wewnętrznych szczegółów modelu CRM.
Przykładowe raporty
W zależności od danych mogą to być:
- wartości i liczba szans sprzedaży,
- lejek według etapów,
- aktywności handlowców,
- nowe leady w czasie,
- zgłoszenia według statusów,
- terminy i czasy obsługi,
- sprzedaż według klientów lub produktów,
- dane łączone z ERP albo innym źródłem.
Metabase może prezentować kilka takich raportów na jednym dashboardzie i udostępniać wspólne filtry.
Kilka źródeł danych
Jednym z powodów wydzielenia warstwy BI jest potrzeba łączenia informacji z więcej niż jednego systemu. CRM może być źródłem danych o relacji z klientem, a ERP o fakturach, płatnościach lub sprzedaży.
Sposób połączenia zależy od infrastruktury. Czasem wystarczą odpowiednio przygotowane widoki, a w innych przypadkach potrzebna jest osobna baza raportowa zasilana cyklicznie.
Wydajność ma znaczenie
Ciężki raport wykonywany bezpośrednio na produkcyjnej bazie CRM może wpływać na użytkowników systemu. Dlatego przed udostępnieniem rozbudowanych analiz warto sprawdzić zapytania, indeksy oraz częstotliwość odświeżania.
Dla bardziej wymagających raportów można rozdzielić środowisko operacyjne od raportowego.
Uprawnienia i zakres danych
Dashboard zarządu, raport działu sprzedaży i zestawienie dla serwisu nie muszą pokazywać tych samych danych. W Metabase można przygotować różne kolekcje i pulpity, ale podstawą nadal powinno być świadome określenie, które informacje wolno udostępnić konkretnym grupom.
BI jako uzupełnienie CRM
Metabase nie zastępuje CRM. Pozwala natomiast oddzielić codzienną obsługę procesu od szerszej analizy danych i rozwijać raportowanie bez przeciążania interfejsu systemu operacyjnego.