Samo pobranie dokumentu z KSeF nie kończy procesu. W firmie faktura musi zostać rozpoznana, powiązana z kontrahentem, czasem zaakceptowana, przekazana do księgowości lub ERP i pozostawiona w historii sprawy.
Dlatego integrację KSeF z CRM warto projektować jako część obiegu dokumentów, a nie jedynie funkcję „pobierz XML”.
Dokument trafia do kontekstu biznesowego
Po odebraniu faktury system może odczytać jej podstawowe dane i spróbować powiązać dokument z właściwym kontrahentem. Identyfikacja może wykorzystywać NIP lub inne dane dostępne w dokumencie i CRM.
Po poprawnym dopasowaniu faktura może zostać zapisana przy kontrahencie, projekcie, zamówieniu albo innym rekordzie odpowiadającym procesowi organizacji.
Oryginał i czytelny podgląd
Dane strukturalne są potrzebne do dalszego przetwarzania, ale użytkownik oczekuje również wygodnego podglądu dokumentu. W CRM warto więc przechować oryginalny dokument oraz udostępnić jego czytelną prezentację.
Użytkownik nie powinien analizować technicznej struktury pliku, aby sprawdzić numer faktury, daty, pozycje czy wartości.
Dane zapisane w polach CRM
Wybrane informacje mogą zostać zapisane jako pola rekordu i dzięki temu wykorzystane w wyszukiwaniu, raportach oraz workflow.
W zależności od procesu mogą to być między innymi:
- numer dokumentu i identyfikator KSeF,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- NIP,
- daty dokumentu,
- kwoty netto, VAT i brutto,
- waluta,
- termin płatności,
- pozycje dokumentu.
Nie ma potrzeby kopiowania do osobnych pól każdej wartości dostępnej w dokumencie. Warto zapisywać te dane, które będą później rzeczywiście wykorzystywane.
Faktura może uruchomić obieg akceptacji
Dokument kosztowy po pobraniu może automatycznie trafić do odpowiedniej osoby lub działu. CRM może utworzyć zadanie, ustawić status i zapisać decyzję użytkownika.
Przykładowy proces:
KSeF → CRM → rozpoznanie kontrahenta → weryfikacja → akceptacja → ERP / księgowość → archiwum.
Reguły akceptacji mogą zależeć od rodzaju dokumentu, kontrahenta, wartości lub innych danych dostępnych w systemie.
Integracja z ERP
Po zaakceptowaniu dokumentu część danych może zostać przekazana do systemu finansowo-księgowego. Tutaj szczególnie ważne jest trwałe powiązanie rekordów, walidacja danych i obsługa sytuacji, w której ERP jest chwilowo niedostępny.
Nie każda operacja musi blokować użytkownika. W zależności od wymagań przekazanie dokumentu może odbywać się asynchronicznie i być ponawiane po błędzie.
Status i błędy muszą być widoczne
Automatyzacja dokumentów bez informacji o błędach szybko staje się trudna do utrzymania. System powinien pozwolić ustalić, czy dokument został pobrany, poprawnie przetworzony i przekazany do kolejnego etapu.
W przypadku niepowodzenia ważniejszy od rozbudowanego logu technicznego jest czytelny komunikat: którego dokumentu dotyczy problem, jaki etap się nie udał i czy operacja zostanie ponowiona.
KSeF jako element większego procesu
Największą wartość daje połączenie dokumentu z danymi już obecnymi w CRM. Użytkownik może wtedy przejść od kontrahenta do faktury, od faktury do procesu akceptacji i dalej do danych finansowych bez ręcznego przenoszenia informacji pomiędzy kilkoma aplikacjami.