Najpierw proces firmy, później konkretny system.
Lista funkcji jest ważna, ale sama w sobie nie powinna decydować o wyborze. Trzeba ustalić, jak wygląda sprzedaż, obsługa klienta, kalendarz, dokumenty, raportowanie i jakie systemy zewnętrzne trzeba połączyć z CRM.
W rozwiązaniach Open Source istotna jest również możliwość modyfikacji. Jeżeli proces firmy wykracza poza standardową konfigurację, trzeba ocenić, jak system można rozszerzać.
- liczba i role użytkowników
- sprzedaż, marketing i obsługa posprzedażowa
- integracje z ERP, telefonią, pocztą i innymi systemami
- potrzeba własnych modułów i automatyzacji
- raportowanie i dostęp do danych
- utrzymanie, aktualizacje i dalszy rozwój
SuiteCRM – duża elastyczność i rozbudowa wokół procesów.
SuiteCRM może obsługiwać sprzedaż, kalendarz, pocztę, dokumenty, projekty, zgłoszenia i raportowanie. W SpecINFO wykorzystujemy go również jako bazę do dedykowanych funkcjonalności i integracji.
Wokół SuiteCRM można budować dodatkowe moduły i łączyć system m.in. z ERP, KSeF, GUS, telefonią, SMS, kalendarzami oraz e-commerce.
EspoCRM – elastyczna konfiguracja danych i procesów.
EspoCRM pozwala tworzyć własne moduły, pola i relacje, a także dostosowywać układ widoków, zespoły i uprawnienia. Może obsługiwać sprzedaż, kalendarz, pocztę, sprawy, portal klienta i raporty.
To dobry kandydat tam, gdzie istotna jest czytelna konfiguracja modelu danych i stopniowe rozszerzanie systemu.
Vtiger – sprzedaż, marketing, serwis i dokumenty w jednym CRM.
Vtiger łączy kartoteki klientów i kontaktów z leadami, szansami sprzedaży, ofertami, zamówieniami, produktami, kalendarzem, pocztą i obsługą serwisową.
Może być rozszerzany o integracje z systemami zewnętrznymi, np. GUS, ERP czy sklepami internetowymi.
YetiForce – szeroki zakres procesów także wewnątrz organizacji.
YetiForce obejmuje sprzedaż, marketing, projekty, wsparcie, SLA, dokumenty oraz wybrane procesy organizacyjne. Może być rozważany tam, gdzie CRM ma obejmować szerszy zakres działalności niż sama sprzedaż.
Przy wdrożeniu podobnie jak w pozostałych systemach kluczowe są konfiguracja modułów, pól, widoków i uprawnień.
Jak podejść do wyboru?
Najbezpieczniej zacząć od krótkiej analizy procesu i listy wymagań, a dopiero później porównać systemy. W praktyce różnice ujawniają się często nie w podstawowej kartotece klienta, ale w uprawnieniach, integracjach, automatyzacji i zakresie planowanych modyfikacji.
Jeżeli CRM ma zastąpić istniejący system, trzeba dodatkowo uwzględnić migrację danych i sposób przejścia użytkowników na nowe środowisko.