Proces sprzedaży w YetiForce – etapy, aktywności i przekazanie do realizacji

Zacznij od przebiegu współpracy z klientem.

Typowa ścieżka może obejmować pozyskanie zapytania, kwalifikację, przygotowanie oferty, uzgodnienia, decyzję klienta i przekazanie do realizacji. Nie każdy dział potrzebuje wszystkich etapów, dlatego konfigurację warto oprzeć na rzeczywistym procesie firmy.

Przed ustawieniem pól i widoków określ, kto jest właścicielem sprawy i kiedy odpowiedzialność przechodzi na inny zespół.

Kontrahent, kontakt i szansa powinny tworzyć jeden kontekst.

Dane klienta mogą być wykorzystywane przez handlowca, serwis i osoby realizujące projekt. Kluczowe jest powiązanie dokumentów oraz aktywności z właściwymi rekordami, zamiast tworzenia kilku niezależnych kopii informacji.

Jeżeli CRM ma współpracować z ERP, trzeba ustalić trwałe identyfikatory rekordów i kierunek synchronizacji danych. To chroni przed duplikowaniem kontrahentów oraz niepożądanymi zmianami.

Każdy etap powinien mieć jasne warunki wejścia i wyjścia.

Nazwy etapów są przykładowe, a ich dokładna konfiguracja zależy od instalacji YetiForce i zasad organizacji.

• Zapytanie zarejestrowane: wiadomo, skąd pochodzi i kto je obsługuje.
• Potrzeba rozpoznana: opisano oczekiwania i planowany kolejny krok.
• Oferta przygotowana: dokument lub jego identyfikator jest powiązany z procesem.
• Uzgodnienia: zapisano wynik kontaktów i terminy decyzji.
• Wygrana albo przegrana: określono rezultat i sposób zamknięcia sprawy.

Kalendarz i zadania zapobiegają utracie kolejnego kontaktu.

Przy każdej aktywnej szansie warto kontrolować datę następnego kontaktu, właściciela zadania i wynik ostatniego spotkania. Jeżeli handlowiec zmienia etap, system może wymagać określonych informacji albo proponować następne działanie.

Nie wszystkie czynności powinny generować automatyczne powiadomienia. Lepiej zdefiniować kilka ważnych wyjątków, np. brak zadania przy ofercie oczekującej na decyzję klienta.

Wygrana szansa powinna prowadzić do dalszego procesu.

Jeżeli zespół realizacyjny otrzymuje tylko wiadomość o sprzedaży, musi ponownie zbierać ustalenia. W dobrze zaprojektowanym procesie powinien mieć dostęp do właściwej oferty, danych klienta, terminów i szczegółów zakresu pracy.

W zależności od potrzeb kolejnym krokiem może być projekt, zamówienie lub proces serwisowy. Sposób tworzenia i powiązania rekordów należy dostosować do konkretnych modułów dostępnych w systemie.

Wspólny proces nie oznacza jednakowego dostępu dla wszystkich.

Handlowiec może potrzebować informacji o etapach sprzedaży, kierownik — raportów o ryzyku i terminach, a realizacja — tylko danych potrzebnych do wykonania prac. Uprawnienia powinny odpowiadać tym rolom.

Przed uruchomieniem warto sprawdzić raporty: szanse bez następnego zadania, oferty po terminie, wyniki etapów i sprawy przekazane do realizacji. Wszystkie wnioski zależą od jakości danych.

Najpierw proces testowy, potem automatyzacja.

Artykuł dotyczy sposobu organizacji procesu. Opis samego systemu i możliwości wdrożenia znajdziesz na stronie YetiForce SpecINFO.