Ustal, czym jest lead, kontakt i szansa sprzedaży.
Lead to jeszcze nie potwierdzona współpraca. Może zawierać nazwę firmy, dane kontaktowe, opis potrzeby i źródło zapytania. Szansa sprzedaży powinna pojawiać się dopiero wtedy, gdy zespół uzna temat za wymagający dalszego procesu ofertowego.
Ważne jest też rozdzielenie danych osoby kontaktowej od danych przedsiębiorstwa. Przenosząc informacje między modułami, trzeba zachować ich powiązania, historię działań i odpowiedzialność za rekord.
Zbieraj dane spójnie z formularzy, poczty i rozmów.
Zapytania mogą pochodzić z formularzy WWW, kampanii, telefonów lub wiadomości. W integracji ze stroną internetową warto przekazać do CRM także informację o źródle, zgodzie na kontakt w wymaganym zakresie i identyfikator zgłoszenia.
Dokładny sposób przyjmowania danych — standardowy formularz, moduł dostępny w danej instalacji albo własne API — należy zweryfikować dla konkretnej wersji Vtiger Open Source. Nie należy automatycznie utożsamiać możliwości Vtiger w chmurze z wydaniem Open Source.
Każdy nowy lead powinien mieć opiekuna i następne działanie.
Część z tych działań można realizować konfiguracją, a pozostałe przez odpowiednio przetestowane rozszerzenia.
- Ustal regułę przypisania do użytkownika lub zespołu, np. według regionu albo typu zapytania.
- Zapisz termin pierwszego kontaktu oraz sposób zgłoszenia.
- Uzgodnij, które etapy kwalifikacji są potrzebne, a które tylko komplikują pracę.
- Wyświetlaj listę leadów bez właściciela lub bez zaplanowanej aktywności.
- Unikaj powtarzania przypomnień, jeżeli pracownik wykonał już kontakt.
Nowe zapytanie nie zawsze oznacza nowego kontrahenta.
Przed utworzeniem firmy lub kontaktu warto sprawdzić istniejące dane. Pomocne mogą być NIP, numer REGON, adres e-mail czy powiązane identyfikatory zewnętrzne, ale żadne z tych pól nie jest niezawodne w każdej sytuacji.
Nie należy bezwarunkowo scalać rekordów wyłącznie po nazwie firmy. Lepiej przygotować reguły wykrywania możliwych duplikatów i mechanizm potwierdzenia przez użytkownika.
Konwersja ma przenieść kontekst, nie tylko dane kontaktowe.
Po potwierdzeniu potrzeby zakupowej lead może prowadzić do utworzenia lub powiązania kontrahenta, osoby kontaktowej i szansy. W projekcie trzeba ustalić, które pola przechodzą do którego modułu i co dzieje się z historycznymi aktywnościami.
Przykładowy test: najpierw do CRM trafia zapytanie, handlowiec wykonuje rozmowę i kwalifikuje temat. Po konwersji w szansie powinny być dostępne odpowiednie powiązania i informacje potrzebne do przygotowania oferty.
Mierz reakcję na zapytania, a nie tylko ich liczbę.
Warto analizować czas do pierwszego kontaktu, liczbę leadów bez aktywności, odsetek tematów zakwalifikowanych do sprzedaży i kompletność danych źródłowych. Sama liczba zarejestrowanych leadów nie mówi jeszcze, czy proces działa sprawnie.
Przy wdrożeniu Vtiger można zacząć od kilku mierzalnych zasad, a dopiero później dodawać automatyzację i integracje.
Przetestuj zapytanie od formularza aż do oferty.
Ten materiał opisuje projektowanie procesu. Strona Vtiger SpecINFO przedstawia ofertę wdrożenia i dostępne możliwości rozbudowy systemu.
1. Rejestracja
Wykrycie lub utworzenie leada z prawidłowym źródłem i danymi kontaktowymi.
2. Kontakt
Przypisanie opiekuna, zadanie i zapis wyniku rozmowy.
3. Sprzedaż
Konwersja lub powiązanie rekordów oraz dalszy proces ofertowy.