Zakładanie nowego kontrahenta w CRM często zaczyna się od ręcznego przepisywania danych z publicznych rejestrów. Jeżeli użytkownik posiada numer NIP, ten etap można w dużej części zautomatyzować.
Przycisk przy polu NIP
W EspoCRM akcję pobrania danych można umieścić bezpośrednio przy polu NIP. Użytkownik wpisuje numer, uruchamia pobranie, a system przekazuje go do własnego endpointu integracyjnego.
Endpoint odpowiada za komunikację z usługą GUS i zwraca dane w formacie dopasowanym do CRM.
Mapowanie danych do pól EspoCRM
Po poprawnej odpowiedzi można uzupełnić między innymi:
- nazwę kontrahenta,
- NIP i REGON,
- ulicę i numer,
- kod pocztowy,
- miejscowość,
- województwo,
- dodatkowe dane rejestrowe dostępne dla danego podmiotu.
Nie warto wiązać interfejsu bezpośrednio z surową strukturą odpowiedzi z zewnętrznego API. Lepiej przygotować po stronie integracji własny, stabilny format danych i dopiero jego pola mapować do EspoCRM.
Normalizacja danych
Dane pobrane z rejestru nie zawsze mają dokładnie taki format, jaki chcemy przechowywać w CRM. Integracja może więc wykonać normalizację przed zapisaniem wartości.
Dotyczy to np. sposobu zapisu adresu, pustych pól, formatów telefonów albo wartości wymaganych przez własną konfigurację EspoCRM.
Obsługa błędów
Interfejs powinien wyraźnie poinformować użytkownika, gdy NIP jest niepoprawny, usługa zewnętrzna nie odpowiada lub firma nie została odnaleziona.
Brak odpowiedzi nie powinien kończyć się częściowym nadpisaniem kartoteki. Najpierw warto odebrać i zweryfikować komplet danych, a dopiero później uzupełnić formularz.
Integracja jako rozszerzenie CRM
Taki mechanizm jest dobrym przykładem niewielkiej funkcji, która realnie skraca codzienną pracę użytkowników. Nie zmienia całego procesu sprzedaży, ale eliminuje powtarzalne przepisywanie tych samych informacji i poprawia spójność kartotek kontrahentów.