OCR staje się szczególnie użyteczny wtedy, gdy nie działa jako osobny program, ale jako etap całego obiegu dokumentu. Plik pojawia się w określonym miejscu, system automatycznie go rozpoznaje, wydobywa potrzebne dane i przekazuje je dalej.
Przykładowy workflow
Źródłem dokumentu może być katalog w Nextcloud, załącznik wiadomości, formularz albo plik przekazany z innego systemu. n8n wykrywa nowy dokument i uruchamia kolejne kroki procesu.
Typowy przebieg może wyglądać następująco:
- pojawia się nowy PDF lub obraz,
- system sprawdza typ pliku,
- z dokumentu pobierany jest tekst,
- OCR jest uruchamiany wtedy, gdy dokument nie posiada użytecznej warstwy tekstowej,
- z treści wydobywane są potrzebne pola,
- wynik przechodzi walidację,
- dane trafiają do CRM, ERP albo kolejnego workflow.
OCR nie zawsze powinien być pierwszym krokiem
W przypadku PDF warto najpierw sprawdzić, czy dokument zawiera już tekst możliwy do odczytania. Jeżeli tak, jego użycie jest zwykle szybsze i dokładniejsze niż ponowne rozpoznawanie całej strony jako obrazu.
OCR jest potrzebny głównie dla skanów i zdjęć dokumentów.
Jakie dane można wydobywać?
Zakres zależy od typu dokumentu. Dla faktur mogą to być między innymi numer dokumentu, daty, dane kontrahenta, NIP lub VAT ID, waluta i wartości. Dla innych dokumentów zestaw pól może być zupełnie inny.
Ważne jest oddzielenie dwóch etapów: odczytania tekstu oraz interpretacji danych. Dzięki temu łatwiej wykryć, na którym etapie pojawił się błąd.
Walidacja przed zapisem
Dane pozyskane automatycznie nie powinny być bezwarunkowo zapisywane w systemie docelowym. Workflow może sprawdzić format NIP, wymagane pola, zgodność dat lub obecność kontrahenta.
Jeżeli wynik jest niepewny, dokument może trafić do ręcznej weryfikacji zamiast powodować błędny zapis w ERP lub CRM.
n8n jako warstwa procesu
n8n może odpowiadać za wykrycie pliku, uruchomienie odpowiednich narzędzi, obsługę warunków, zapis logu i przekazanie danych dalej. Sam OCR pozostaje wtedy jednym z elementów większej automatyzacji, a nie odrębnym procesem wymagającym ręcznej obsługi.